Inleiding
Een samenwerking die verder gaat dan werk alleen. Dat is waar we in dit artikel dieper in zullen duiken. In gesprek met collega Leo Douw van De Productie en Niels Westerbeek van Topcalf bespreken we de samenwerking en alles wat daarbij komt kijken. Topcalf is een internationale producent van kalf huisvestingsystemen, die ze zelf engineeren, vermarkten en assembleren. Dit is een eigen merk dat voort is gekomen uit Schrijver Stalinrichting B.V. We gaan onder andere bespreken wat deze samenwerking voor De Productie en Topcalf betekent, wat de uitdagingen aan het begin waren, wat De Productie zoal uitvoert voor Topcalf en wat de toekomst zal brengen.
Start van de samenwerking
De samenwerking startte een aantal jaren geleden toen De Productie werd uitgenodigd op de locatie van Topcalf in Broekland. Toen dit bezoek plaats heeft gevonden was De Productie overtuigt dat het Topcalf kan helpen met het uit handen nemen van bepaalde werkzaamheden. Toen deze artikelen in de beginfase naar tevredenheid werden geleverd, werd er steeds meer werk uit handen genomen door De Productie en dit werd een basis van een hele vruchtbare samenwerking. Voor Topcalf was het werken met een sociale werkplaats niet nieuw, zo werd er al samengewerkt met andere sociale werkplaatsen. Toen Topcalf ook nog verhuisde naar Raalte, bleek dit helemaal een slimme zet geweest te zijn. Later in dit artikel zal ook naar voren komen in hoeverre dit de korte lijntjes en goede communicatie positief heeft beïnvloed.
Werkzaamheden De Productie
Momenteel neemt De Productie verschillende werkzaamheden uit handen van Topcalf. Zo maakt De Productie in principe de halffabricaten van de kalf huisvestingsystemen zoals tussenwanden (met of zonder zichtluik), hekjes aan de voorkant, lichtbalksets en zakjes voor de verschillende artikelgroepen. Dit zijn vaak echt de specifiekere, kleinere onderdelen die repeterend terugkomen. Bij verschillende werkzaamheden komt er ook technische kennis kijken waar De Productie dan weer over beschikt. ‘Wat mooi is om te zien is de technische kennis waarover de medewerkers bij De Productie beschikken. We halen hiermee ook echt technische mensen in huis en zien het ook op dat vlak echt als een verlengstuk’, aldus Niels Westerbeek.
Topcalf koopt de materialen in bij hun leveranciers, deze zijn dan nog onbewerkt. Deze gaan dan vervolgens deels naar het magazijn van Topcalf en deels naar De Productie. Deze materialen worden daar voorbewerkt voordat het richting de klanten of afdeling af montage gaat bij Topcalf. Dit is een groot voordeel omdat Topcalf hierdoor sneller kan monteren en sneller kan werken. Omdat er sommige artikelen zoals verlichtingskabels al zijn voor geassembleerd, hoeven de monteurs van Topcalf dit niet meer te doen. Wat ook een voordeel is, is natuurlijk dat De Productie zelf kan lossen, hierdoor heeft Topcalf de luxe dat veel leveranciers direct kunnen leveren bij De Productie, hiermee sla je een schakel over op het gebied van efficiëntie omdat er vanuit Topcalf dan geen leveringen gedaan moeten worden aan De Productie. Momenteel is het contact zo goed dat De Productie voor sommige onderdelen ook zelf bevoegd is om artikelen bij te bestellen. Hierdoor krijg je nooit irritatie omdat er iets niet op tijd voorradig is.
Integratie van Topcalf binnen De Productie
Zoals gezegd was Topcalf al bekend met sociale werkplaatsen, wat resulteerde in een goede start van de samenwerking. Beide partijen doen er alles aan om zo goed mogelijk in elkaar over te lopen. Zo realiseerde Topcalf duidelijk handleidingen met plaatjes en informatie hoe het artikel te maken. De Productie gaat hier vervolgens mee aan de gang en probeert de medewerkers daar enthousiast over te maken. ‘Het mooie van Topcalf is dat ze ook terugkoppeling geven als iets goed is opgeleverd of als het resultaat uitstekend is. Dit wordt ook weer besproken op de werkvloer en dat geeft de medewerkers toch voldoening en dat enthousiasmeer heel erg’, aldus Leo Douw.
Toch is het weer een heel nieuw product wat je in huis haalt. Leo verteld dat je ook moet zorgen dat het voor de medewerkers weer een beetje eigen wordt en dit heeft gewoon even tijd nodig. Nu dat zo is merk je gewoon dat ze er haast op wachten totdat het weer binnenkomt. Iedereen heeft daar zijn eigen taak in en daar moet je dan verder ook niet aankomen. De werkzaamheden liggen onze medewerkers gewoon heel erg goed en dat is mooi. Ook op technisch vlak merken wij dat dit een mooie uitdaging voor ons is, onze technische medewerkers vragen toch altijd om net iets meer uitdaging en in deze samenwerking heb je op dat vlak nooit 1 soort, maar misschien wel 6 of 7 verschillende soorten artikelen. Hierdoor is ook iedere dag anders voor onze medewerkers.
Bij de vraag wat de impact was van deze samenwerking reageert Niels dat de grootste uitdaging de levertijd was. Je krijgt er natuurlijk een schakel bij in het hele proces en deze schakel heeft ook tijd nodig. De uitdaging die er misschien was op het gebied van kwaliteit en of ze het ook kunnen dat was eigenlijk al heel snel weggenomen omdat ze het direct lieten zien goed te kunnen. Zolang alles duidelijk is en alles goed wordt aangeleverd door Topcalf levert De Productie eigenlijk altijd kwaliteit. Het is gewoon heel belangrijk om de juiste omschrijvingen et cetera aan te leveren. Verder verteld Niels dat de productie goed is in het onderverdelen van de verschillende werkzaamheden per medewerker zodat iedere medewerker in hun eigen kracht wordt ingezet.
Kwaliteitsborging binnen De Productie en Topcalf
Niels is eindverantwoordelijk voor de supply chain en algemene operationele zaken. Om Niels heen lopen een aantal collega’s die nog iets meer communiceren met De Productie, dit gaat over bijvoorbeeld planning en kwaliteit. Eens in de zoveel maanden wordt geëvalueerd hoe de samenwerking verloopt en hoe dit nog beter kan worden gedaan. Bij de vraag hoe De Productie de kwaliteit controleer, reageert Leo: Dit doen we constant, we lopen geregeld over de vloer en controleren alle producten. Dit doen de medewerkers natuurlijk ook wel, maar wij zijn als leidinggevende daar eindverantwoordelijk voor. De eindcontrole licht bij de leidinggevenden en dat werkt eigenlijk heel goed. Verder spreken De Productie en Topcalf elkaar bijna dagelijks en zien daardoor ook echt de korte lijntjes.
Het onderhouden van de kwaliteit zorgt iedere keer weer voor ‘kleine succesjes’ verteld Leo. Als iedereen zijn werk goed uitvoert en aan het eind van de dag blijkt dat ook alles goed is dan is dat al een succesje. Het is ook mooi om te zien dat als we kijken wat er eventueel beter kan en we dit onder elkaar communiceren dat er uiteindelijk ook echt wat mee gedaan wordt en dat je ziet dat het steeds beter gaat. Dat zijn eigenlijk gewoon de successen die je dan haalt.
Toekomstperspectief samenwerking De Productie en Topcalf
Niels verteld dat qua producten het zeker op deze manier verder zal gaan. Wel komen er ontwikkelingen op het gebied van voor verpakken waar De Productie zeker meer voor ons kan doen. Bijvoorbeeld hoe wij bepaalde componenten kunnen voor verpakken zodat onze klanten het steeds netter en mooier aangeleverd krijgen, echt de Ikea gedachte. Hier gaan we echt stappen in proberen te maken. Vooral onze klantvraag bepaald de drukte, als wij het druk hebben dan hebben zij dat ook, maar dat werkt natuurlijk ook omgekeerd.
Ook De Productie ziet de toekomst positief tegemoet, zo verteld Leo dat Topcalf natuurlijk continu bezig is om hun producten en innovaties steeds beter te maken. Dit krijgen wij dan ook weer binnen ons bedrijf te verwerken. Dit maak het ook mooi en daar denken we graag ook zelf in mee. Zo houden we elkaar scherp en het is leuk om mee te mogen denken. Ik zie hier echt een samenwerking in voor de lange termijn en we zijn blij dat we voor elkaar wat kunnen betekenen. Als we deze lijn doortrekken dan zal het echt een blijvend iets zijn.
Omdat we met een nieuw programma zijn gaan werken en Topcalf met een nieuwe collega op de werkvloer zijn we bezig om het steeds beter te maken op het gebied van planning. Hiermee optimaliseren we de orders ook. Dit maakt het overzichtelijker en makkelijker om te zien wat er nog gedaan moet worden en wat al gedaan is. We zien daarnaast dat uit het niets ergens op moeten reageren niets is voor ons, we hebben het liever gestructureerd. Als wij dan opeens moeten omschakelen dan merken we dat dit niet voor onze doelgroep werkt, daarom kijken wij liever meer vooruit zodat de druk ervan af is.
Ter afsluiting
Niels verteld tot slot dat hij De Productie echt ziet als een verlengstuk van Topcalf, je merkt dat collega’s die het meeste contact hebben met De Productie elkaar zien als collega’s. Op deze manier zien we ook dat er goed met elkaar wordt gecommuniceerd en gekeken wordt hoe je met elkaar beter kunt worden. Dit zien wij ook als een groot pluspunt ten opzichte van andere sociale werkplaatsen. De Productie is echt uitgegroeid tot een hele mooie samenwerking. Verder is De Productie erg flexibel, werken met een ‘boeren’ gedachte en denken niet in hokjes. Dat past goed binnen onze bedrijfsvoering, aldus Niels Westerbeek.
Wanneer Leo wordt gevraagd naar de samenwerking zegt hij: Topcalf heeft een zeer positieve impact op ons gemaakt, wij zijn blij met hen en Topcalf met ons. Het is mooi om te zien dat het goed bij elkaar past, daar zijn we dus heel erg blij mee. We kunnen echt zien dat ze ons steeds meer beschouwen als een verlengstuk van Topcalf omdat er zo makkelijk gecommuniceerd wordt en er zulke korte lijnen zijn. Je ziet ook terug dat bij de mensen van Topcalf een glimlach op het gezicht komt als er gesproken wordt over onze medewerkers.
We zijn vanuit De Productie erg blij met een samenwerking als deze. Ook onze medewerkers kunnen zich goed vinden in de werkzaamheden. Als kers op de taart heeft onze collega Ryan Bootsveld (zie foto), die veel voor Topcalf doet, zijn contract verlengd.
